Mikä on vuokaavio ja helpoin tapa tehdä vuokaavio

Nykyään visualisoinnista on tulossa yhä tärkeämpää. Esimerkiksi vuokaavio on yksi visuaalisista kaavioista, joita käytetään laajasti kuvaamaan prosessin vaiheita peräkkäisessä järjestyksessä. Siitä tulee suosittu, koska vuokaavion avulla käyttäjien on helpompi kommunikoida, kuinka he aikovat toteuttaa liiketoimintavaatimukset uudelle prosessille. Siksi tässä oppaassa jaetaan tiedot tästä visuaalisesta kaaviosta, mukaan lukien ohjeet tee vuokaavio kuin ammattilaiset.

• Osa 1: Mikä on vuokaavio
• Osa 2: Vuokaavion tekeminen verkossa
• Osa 3: Vuokaavion luominen MS Excelissä
• Osa 4: Usein kysytyt kysymykset vuokaavion tekemisestä

Osa 1: Mikä on vuokaavio

Kuten aiemmin mainittiin, vuokaavio on visuaalinen kaavio, joka havainnollistaa prosessin tai työnkulun vaiheita, jaksoja ja päätöksiä. Lyhyesti sanottuna vuokaavio on prosessikartan muoto, jota käytetään useilla aloilla prosessien suunnitteluun, visualisointiin ja parantamiseen.

Vuokaavion esittelivät ensimmäisen kerran teollisuusinsinöörit Frank ja Lillian Gilbreth vuonna 1921, ja sitä kutsuttiin aluksi Process Flow Charts. Siitä lähtien se on standardoitu prosessien optimoimiseksi eri toimialoilla.

Vuokaavio sisältää erilaisia ​​symboleja. Yleisin symboli on suorakulmio, joka edustaa prosessia, toimintoa tai tehtävää. Toinen perussymboli on timantti, joka tarkoittaa päätöstä. Muita symboleja ovat:

1. Pääte/Terminaattori. Pyöristetty suorakulmio osoittaa, missä prosessi alkaa tai päättyy.

2. Tiedot. Suunnikkaalla tarkoitetaan prosessin tuloja ja lähtöjä.

3. Asiakirja. Suorakulmiota, jossa on aaltomainen pohja, käytetään kuvaamaan asiakirjaa tai raporttia.

4. Suorat tiedot. Sylinterimäinen objekti edustaa tietoa, johon pääsee suoraan käsiksi.

5. Sisäinen tallennustila. Tätä objektia käytetään havainnollistamaan muistiin tallennettuja tietoja.

6. Jaksollinen käyttö. Objekti näyttää nauharullalta, joka edustaa sekvenssiin tallennettua tietoa.

7. Manuaalinen syöttö. Tämä objekti edustaa toimintoa, johon käyttäjän on syötettävä tiedot manuaalisesti.

8. Ennalta määritetty prosessi. Tämä objekti tarkoittaa, että ennalta määritetyn prosessin vuokaavio on jo piirretty.

Vuokaavion tyypit

Liiketoiminnan vuokaavioita on viisi tyyppiä:

1. Päätöksen vuokaavio, joka selittää vaiheet päätöksen perustelemiseksi.

2. Logiikka vuokaavio viittaa porsaanreikien, pullonkaulojen tai rajoitusten paljastamiseen prosessissa.

3. Järjestelmän vuokaaviota käytetään kuvaamaan, kuinka data virtaa prosessissa.

4. Tuotteen vuokaavio visualisoi tuotteen luomisprosessin.

5. Prosessin vuokaavio esittää, kuinka prosessi saavuttaa tietyn tuloksen.

Osa 2: Vuokaavion tekeminen verkossa

Aloittelijoille helpoin tapa luoda vuokaavio on käyttää verkkoa miellekartta työkalu, kuten MindOnMap. Se on ilmainen vuokaavion luoja verkossa. Kun sinulla on tili, voit muuntaa prosessisi visualisoiduksi kaavioksi ilman ohjelmiston asentamista. Vielä tärkeämpää on, että se tekee vuokaavion jakamisesta helpompaa.

Vaihe 1 Vierailla https://www.mindonmap.com/ selaimesi. Klikkaa Luo ajatuskarttasi -painiketta ja kirjaudu sisään tilillesi.

Vaihe 2 Valitse Uusi -välilehti vasemmassa sivupalkissa ja valitse malli vuokaavion luomista varten.

Vaihe 3 Sitten sinulle näytetään pääsivu. Täällä voit lisätä solmuja, muuttaa mallia tarpeidesi mukaan, säätää kunkin solmun muotoa ja paljon muuta.

Vaihe 4 Kun olet valmis luomaan vuokaavion, napsauta Jaa: -painiketta oikeassa yläkulmassa ja jaa vuokaavio napsauttamalla Kopioi linkki ja salasana -painiketta. Tai napsauta Vie -painiketta ladataksesi vuokaavion kuvana, PDF-tiedostona tai asiakirjana.

Huomautus: Riippumatta siitä, jaat tai lataat tehdyn vuokaavion, se tallennetaan myös tilillesi. Se tarkoittaa, että voit muuttaa ja muokata vuokaaviota verkossa milloin tahansa. Lisäksi voit käyttää sitä a käsitekartta.

Osa 3: Vuokaavion luominen MS Excelissä

MS Excel on osa Office-ohjelmistoa. Siinä on satoja toimintoja ja se voi auttaa sinua nopeuttamaan vuokaavioiden tekemistä. Jos sinulla on jo MS Excel työpöydälläsi, noudata alla olevia ohjeita tehdäksesi sen nopeasti.

Vaihe 1 Avaa Excel ja luo uusi tiedosto vuokaavion luomista varten. 

Vaihe 2 Siirry liite välilehti, napsauta Kuva -painiketta, avaa Muodot -ruutuun ja etsi Vuokaavio osio. Valitse muoto ja lisää se vuokaavioosi. Toista toimenpide lisätäksesi muita muotoja.

Vaihe 3 paina Ctrl + A -painiketta valitaksesi kaikki muodot. Vedä ja laajenna niitä sitten, kunnes ne ovat riittävän suuria.

Vaihe 4 Kaksoisnapsauta yhtä muotoa paljastaaksesi osoittimen ja lisää otsikko. Tee sama muille vuokaavion muodoille.

Vaihe 5 Napsauta seuraavaksi yhtä muotoa ja siirry kohtaan Muoto muoto -välilehti ylävalikkopalkissa ja muuta kunkin muodon taustaväri -painikkeella Muodon täyttö ominaisuus. Voit myös säätää tekstin väriä -painikkeella Tekstin täyttö vaihtoehto.

Vaihe 6 Aseta jokainen muoto oikeaan asentoon. Siirry sitten kohtaan liite -välilehdellä, napsauta ja laajenna Muodot ominaisuus ja valitse nuoli kuvaketta Linjat osio. Piirrä muotojen välinen suhde.

Vaihe 7 Lisää lopuksi otsikko luotuun vuokaavioon ja tallenna se.

Osa 4: Usein kysytyt kysymykset vuokaavion tekemisestä